Jürgen Höllers Erfolgs-Blog

22
Feb

Mit Plan zum Erfolg

Veröffentlicht von am in Management
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Optimiertes Zeitmanagement hilft berufliche Ziele zu erreichen

Viele Menschen streben beruflich nach Erfolg und arbeiten rund um die Uhr. Dennoch haben sie das Gefühl, dass ihre Zeit nie ausreicht, um alle Aufgaben zu bewältigen und die selbstgesteckten Ziele zu erreichen. Daraus resultieren Stress und das Gefühl der Überforderung. Auf der anderen Seite gibt es Menschen, denen innerhalb kürzester Zeit scheinbar alles gelingt. Erfolgreiche Menschen und weniger erfolgreiche Menschen unterscheiden sich in einem Punkt: Zeitmanagement. Optimiertes Zeitmanagement stellt keine Wissenschaft dar und lässt sich lernen. Letztlich geht es nur darum, weise Entscheidungen zu treffen. Wer seine Zeitplanung optimieren möchte, sollte bedenken, dass es nicht eine Strategie gibt, die für alle funktioniert. Vielmehr sollte jeder angehende Zeitoptimierer ausprobieren, welche Strategie ihm Erfolg beschert. Jeder Mensch hat unterschiedliche berufliche Herausforderungen zu bewältigen und vereint zudem verschiedene Stärken und Schwächen in sich. Darum führt nur eine individuelle Herangehensweise zu optimalen Ergebnissen. Aber auch wenn die Liste mit unterschiedlichen Methoden zum Zeitmanagement lang erscheint, sollten ein paar Punkte immer Beachtung finden.

Agenda aufschreiben

Der Tag hat 24 Stunden – das sollte ausreichen, um im Beruf erfolgreich alle Aufgaben zu bewältigen und ein erfülltes Privatleben zu haben. In der Realität leisten aber unzählige Menschen Überstunden, um beruflich nicht den Anschluss zu verlieren. Aus diesem Grund muss zunächst die Analyse des Ist-Zustands erfolgen. Dabei kommt es darauf an, ehrlich die eigenen Stärken und Schwächen zu analysieren. Jemand, der mithilfe von Zeitoptimierung seine Arbeitsabläufe besser strukturieren möchte, muss zunächst herausfinden, wo er Zeit sparen kann. Zu diesem Prozess gehört es auch zu hinterfragen, ob man die Fülle der Aufgaben in dem vorgegebenen Zeitrahmen überhaupt erledigen kann. Nach Abschluss der Analyse ist es sinnvoll dazu einen Zeitplan aufzuschreiben. Dabei halten Zeitoptimierer kurzfristige Ziele mithilfe eines Tagesplans, mittelfristige Ziele mithilfe eines Wochen- oder Monatsplans und langfristige Ziele mithilfe eines Jahresplans fest. Eine Übersicht aller anstehenden Aufgaben verschafft Struktur und hilft dabei effektiv zu arbeiten. Bei der Entwicklung eines zeitlichen Ablaufes muss jeder realistisch für sich einschätzen, in welcher Zeit sich einzelne Aufgaben erledigen lassen. Wer zu wenig Zeit einplant, setzt sich von vornherein unter Druck und kann nur scheitern. Durch den Einbau von Zeitpuffern lassen auch unvorhersehbare Störfaktoren keinen kräftezehrenden Stress entstehen. Außerdem sollte jeder, der seine Zeit besser managen möchte, unangenehme Aufgaben zu Beginn abarbeiten, anstatt diese aufzuschieben. Das Gefühl, eine unangenehme Aufgabe hinter sich gebracht zu haben, verschafft positive Emotionen und erhöht die Motivation, andere Aufgaben mit neuem Schwung anzugehen. Alle, die erfolgreich arbeiten möchten, sollten in ihrer Agenda auch Pausen berücksichtigen. Jeder weiß, dass kurze Ruhepausen die Effektivität und Kreativität fördern und somit zu besseren Ergebnissen führen. Deshalb wundere ich mich immer wieder, dass viele die aktive Planung von Pausen bei der Niederschrift von Zeitplänen vergessen.

Prioritäten festlegen

Bei der Anfertigung einer persönlichen Agenda hilft es strategisch vorzugehen und die Prioritäten klar zu definieren. Dabei hilft es die Aufgaben entsprechend der Eisenhower-Methode nach eilig und wichtig zu differenzieren. Viele Menschen beschäftigen sich in ihrem Arbeitsalltag vorrangig mit eiligen Aufgaben und so bleiben die wirklich wichtigen Aufgaben liegen. Daraus resultiert Stillstand. Erfolgreiche Menschen eint, dass sie die wichtigen Aufgaben immer vor den dringlichen Aufgaben erledigen, um die Effektivität zu wahren. Wer sein Zeitmanagement optimieren will, muss zudem lernen, sich auf die als nächstes anstehende Aufgabe zu fokussieren. Multitasking sollte nur zum Einsatz kommen, wenn darunter die Qualität der Arbeit nicht leidet. Wer diesen Hinweis nicht beachtet, arbeitet am Ende doppelt, weil er so Fehler im Nachhinein wieder ausbügeln muss.

"Nein" sagen

Alle erfolgreichen Menschen eint zudem der Mut, "Nein" zu sagen und eine Aufgabe, wenn nötig, abzulehnen. Um perfekte Ergebnisse zu erzielen, sollte man eine Aufgabe nur annehmen, wenn man die Auffassung vertritt, diese auch im vorgegebenen Zeitrahmen erfüllen zu können, ohne dass andere wichtige Aufgaben darunter leiden. Im Zweifelsfall ergibt es manchmal mehr Sinn, eine Aufgabe zu delegieren.

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Gast Montag, 16. September 2019